24 мая 2022
НПФ «Открытие» инициировал проект по оптимизации использования офисной бумаги и в целом документооборота еще в 2021 году. Реализация проекта стала необходимой в связи с переходом на удаленный формат взаимодействия как внутри компании, так и при работе с клиентами на фоне пандемии COVID-19 и активного развития Фондом цифровых сервисов.
Цель проекта «Безбумажный офис» – оптимизировать использование расходных материалов, используемых при печати. Фонд перевел большую долю бумажного документооборота в цифровой – минимизирована печать внутренних документов, часть коммуникаций с клиентами переведена в онлайн-формат, ограничена цветная печать.
Промежуточные результаты нововведений позволят сэкономить на расходовании до 250 упаковок бумаги в год. Есть у этой экономии и другие вторичные выгоды – сокращение потребности в материалах для принтеров, расходов на отправку писем почтой и, самое важное, – клиенты получают необходимые им выписки и справки в электронном виде гораздо быстрее, чем Почтой России.
Отметим, что Фонд и ранее занимался оптимизацией использования ресурсов – большая часть согласований и подписаний как внутренней документации, так и документооборота с контрагентами и клиентами происходит в электронном виде. Специалисты Фонда продолжают анализировать и изыскивать способы минимизации использования бумаги в офисе, благодаря внедрению цифровых технологий.
«Рабочие процессы нужно постоянно оценивать, выявлять, что в них уже работает неэффективно, и вовремя оптимизировать систему взаимодействия как внутри компании, так и внешнюю коммуникацию, – комментирует операционный директор НПФ «Открытие» Анна Пролиско, – Ответственное отношение к окружающей среде, социуму и инвестиции в ESG – важный критерий, который сегодня учитывается при выборе компании-партнера. Экономия природных ресурсов, в том числе и бумаги, – один из первых шагов в реализации экологической составляющей ESG-принципов, которые поддерживает наш Фонд. Очевидно, что полный отказ от бумажных документов является недостижимым и ненужным. Однако, осваивая современные технологии в области информационных технологий и управления информацией, можно добиться весомого вклада в экономию ресурсов как на уровне компании, так и в практике каждого отдельного человека».