НПФ «Открытие» сообщает о завершении проекта по оптимизации бумажного документооборота

В 2022 году НПФ «Открытие» завершил проект по оптимизации бумажного документооборота. Эти изменения коснулись работы всего Фонда в целом, но в большей степени был модернизирован документооборот департаментов: бухгалтерского учета и налогообложения, документационного обеспечения, по работе с персоналом, негосударственного пенсионного обеспечения, пенсионного обеспечения обязательного пенсионного страхования, маркетинга и клиентского сервиса.

Проект был реализован в несколько этапов:

1. Оценены объемы бумаги, необходимой для обслуживания бизнес-процессов различных подразделений Фонда, с целью оптимизации выбраны наиболее ресурсоемкие процессы.

2. Проанализированы потребности подразделений в использовании расходных материалов в текущих условиях.

3. Реализована возможность передачи внутри Фонда документов в системе электронного документооборота Фонда с электронной цифровой подписью.

4. Возможность передавать документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью внутри Фонда зафиксирована в соответствующих внутренних регламентах.

В рамках проекта был реализован целый ряд новых возможностей:

• регистрация входящей управленческой корреспонденции в электронном виде;

• подписание документов простой и квалифицированной электронной подписью в системе электронного документооборота;

• всем подразделениям выделены дополнительные электронные ресурсы для хранения электронных документов;

• в Фонде отказались от цветной печати внутренних документов.

Отметим, что эффективной реализации проекта способствовала развитая ИТ-инфраструктура Фонда и гибкость основных систем – DocsVision, Хронос и Террасофт.

В результате объемы использования бумаги за 8 месяцев реализации проекта (с марта по октябрь 2022 г.) сократились в среднем на 20%:

• объемы черно-белой печати сократились на 27%;

• объемы цветной печати снизились на 8%.

«Процесс цифровизации переводит все больше обычных процессов в электронные, а значит, мы по мере возможности отказываемся и от бумажного документооборота. Безусловно, электронный документооборот значительно упрощает работу как с контрагентами, так и внутри компании. В своей деятельности наш Фонд старается следовать ESG-принципам, и оптимизация использования бумаги в документообороте – одно из направлений этой важной социально-экологической повестки», – комментирует операционный директор НПФ «Открытие» Анна Пролиско.

Напомним, что в октябре текущего года НПФ «Открытие» был удостоен гран-при премии ESG Excellence Award – 2022 в номинации «Лучший проект по развитию человеческого капитала» в категории компаний численностью сотрудников менее 5000 человек. Высокой награды был удостоен проект Фонда по разработке и развитию комплекса программ финансового благополучия и безопасности для предприятий-партнеров.